Bắt đầu từ đâu khi cần mua dịch vụ số?
Khi doanh nghiệp bắt đầu tìm mua một dịch vụ số, câu hỏi đầu tiên thường là nên chọn đơn vị nào và chi bao nhiêu tiền. Theo kinh nghiệm chúng tôi tích lũy qua nhiều dự án, phần quyết định thành công nằm ở những câu hỏi bạn đặt ra trước khi ký hợp đồng. Chỉ cần bỏ qua một câu hỏi, cái giá phải trả có thể kéo dài nhiều tháng.
Bài viết này tổng hợp top 10 lưu ý về dịch vụ số cho doanh nghiệp, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Lưu ý đầu tiên là việc cần làm trước hết, còn các lưu ý phía sau thường chỉ phát huy tác dụng khi bạn đã hoàn thành phần đó. Mỗi điểm đều kèm một tiêu chí cụ thể để bạn tự kiểm tra lại.
Nội dung phù hợp với chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, người kinh doanh online, cũng như người phụ trách IT hoặc marketing đang trực tiếp chọn nhà cung cấp. Dịch vụ số ở đây được hiểu khá rộng: từ website, phần mềm quản lý, hạ tầng máy chủ, bảo mật, SEO cho đến lưu trữ dữ liệu.
Lưu ý 1 đến 3: Xác định nhu cầu thật trước khi chọn
Nhiều doanh nghiệp mua dịch vụ chỉ vì thấy đối thủ đang dùng. Nhưng nhu cầu thật thường khác với yêu cầu ghi trên giấy. Chúng tôi từng gặp một shop online nói họ cần CRM. Khi cùng ngồi lại phân tích, vấn đề thực sự lại là quy trình xử lý đơn chưa rõ ràng. Phần mềm chỉ là công cụ, còn quy trình mới là thứ nó phải phục vụ.
Hãy đo kết quả bằng con số cụ thể. Doanh thu có tăng thêm bao nhiêu? Thời gian xử lý một đơn rút xuống còn mấy phút? Tỷ lệ lỗi giảm được bao nhiêu phần trăm? Một bản mô tả tính năng dài ba trang không cho bạn biết điều đó. Đội ngũ bên mình từng thấy một cửa hàng chọn phần mềm chỉ vì danh sách tính năng dài nhất. Sau ba tháng, họ thực tế chỉ dùng đúng hai chức năng.
Với doanh nghiệp nhỏ, thường không có nhân sự đủ kỹ thuật để tự đánh giá. Khi đó nên thuê một người tư vấn độc lập, không gắn với nhà cung cấp nào, để rà soát giúp bạn trước khi quyết định.
Lưu ý 4 đến 6: Đánh giá nhà cung cấp, hợp đồng và SLA
Kinh nghiệm với quy mô tương tự quan trọng hơn danh tiếng chung. Một đơn vị làm rất tốt cho tập đoàn lớn chưa chắc hiểu nhịp làm việc của một công ty năm người. Bạn nên xin danh sách khách hàng tham chiếu và tự gọi hỏi trực tiếp, đừng chỉ đọc phần đánh giá trên website của họ.
SLA, tức cam kết mức dịch vụ, là phần hay bị bỏ qua nhất. Hãy đọc kỹ thời gian phản hồi khi có sự cố, thời gian khắc phục và mức bồi thường nếu nhà cung cấp vi phạm. Có một hợp đồng ghi “đảm bảo 99,9%” nhưng không định nghĩa đo bằng cách nào, đo ở đâu, tính theo tháng hay theo năm. Con số nghe rất đẹp, nhưng nếu không biết cách tính thì gần như không có giá trị.
Chi phí ẩn cũng cần soi kỹ. Có phí phát sinh khi thay đổi yêu cầu, phí gia hạn tự động, và đặc biệt là phí chuyển đổi dữ liệu khi bạn muốn rời đi. Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện khoản này khi đã quyết định đổi nhà cung cấp.
Lưu ý 7 đến 8: Dữ liệu, bảo mật và quyền sở hữu
Hãy hỏi rõ ngay từ đầu: sau khi kết thúc hợp đồng, ai sở hữu dữ liệu, mã nguồn, tên miền và tài khoản quản trị? Câu hỏi nghe đơn giản nhưng có thể quyết định việc bạn có mất trắng công sức hay không. Đội ngũ chúng tôi từng xử lý trường hợp tên miền được đăng ký dưới tên người phụ trách cũ. Khi người đó nghỉ việc, cả nhóm mất quyền kiểm soát và phải mất khá nhiều thời gian để lấy lại.
Chính sách sao lưu cũng cần hỏi cụ thể: bao lâu sao lưu một lần, lưu ở đâu, và quan trọng nhất là có khôi phục thử được không. Một bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì thực ra bạn chưa có nó.
Về bảo mật cơ bản, hãy kiểm tra chứng chỉ SSL cho website, cách phân quyền tài khoản và việc có bật xác thực hai lớp hay không. Cần hiểu rõ rằng không nhà cung cấp nào bảo đảm an toàn tuyệt đối. Bạn nên có lịch kiểm tra định kỳ, ít nhất mỗi quý một lần.
Lưu ý 9 đến 10: Đào tạo, đo lường và khả năng mở rộng
Mua xong mà không ai dùng là chuyện xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ. Trước khi triển khai, hãy lên kế hoạch đào tạo cho người dùng hằng ngày, không chỉ cho người ký hợp đồng. Một buổi hướng dẫn nửa ngày thường tiết kiệm được nhiều tuần loay hoay về sau.
Đặt chỉ số đo lường cụ thể để đánh giá sau ba và sáu tháng, chẳng hạn số đơn xử lý mỗi ngày, số lần phải nhập liệu lại, hay thời gian trung bình để hoàn tất một quy trình. Không có chỉ số, bạn chỉ có cảm giác rằng hệ thống có dùng được hay không.
Cuối cùng là khả năng tích hợp. Hệ thống mới có kết nối được với phần mềm kế toán hay bán hàng đang dùng không? Hãy kiểm tra API và định dạng xuất dữ liệu. Nếu chỉ xuất được file PDF, bạn sẽ khó chuyển sang hệ thống khác về sau. Tham khảo thêm cách tích hợp phần mềm kế toán với bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ để hình dung rõ luồng dữ liệu giữa các hệ thống.
Các loại dịch vụ số phổ biến và điểm cần lưu ý
Thiết kế website giới thiệu thường là bước đầu tiên của nhiều doanh nghiệp mới. Chi phí dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy quy mô. Hạn chế lớn nhất là ít tính năng và khó tự cập nhật nếu không có kỹ năng cơ bản. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng sang thị trường nước ngoài, nên xem thêm cách thiết kế website đa ngôn ngữ ngay từ đầu để khỏi phải làm lại.
Phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với cửa hàng hoặc shop online có nhiều đơn mỗi ngày. Phí thường tính theo tháng hoặc năm, tùy số người dùng. Điều cần cẩn trọng là đội ngũ phải được đào tạo kỹ, và đôi khi phát sinh thêm chi phí tích hợp.
Lưu trữ và sao lưu đám mây phù hợp với doanh nghiệp có dữ liệu cần giữ an toàn. Chi phí tính theo dung lượng và tần suất sao lưu. Kết quả phụ thuộc nhiều vào đường truyền và chính sách của nhà cung cấp, nên cần thử nghiệm thực tế trước khi cam kết dài hạn.
SEO và quảng cáo tìm kiếm giúp khách hàng dễ tìm thấy doanh nghiệp trên Google. Thường tính phí theo tháng hoặc theo dự án. Đừng kỳ vọng thứ hạng cụ thể trong thời gian ngắn, vì kết quả cần nhiều tháng tích lũy.
Thử nghiệm trước khi ký hợp đồng dài hạn
Nếu có thể, đừng ký hợp đồng dài hạn ngay. Hãy xin bản dùng thử hoặc chạy một dự án thí điểm nhỏ trong một đến hai tháng. Đây là cách ít tốn kém nhất để biết nhà cung cấp làm việc ra sao khi gặp vấn đề thật sự, chứ không phải lúc đang trong giai đoạn chào hàng.
Trong giai đoạn thí điểm, theo dõi tốc độ phản hồi, mức độ hài lòng của nhân viên và số lỗi phát sinh. Ghi lại từng việc một. Toàn bộ trao đổi và biên bản nên được lưu lại, vì đó là căn cứ quan trọng khi đàm phán hoặc khi có tranh chấp.
Những sai lầm thường gặp khi mua dịch vụ số
Sai lầm đầu tiên là chọn theo mức giá thấp nhất mà bỏ qua chi phí bảo trì và nâng cấp. Báo giá thấp thường chỉ bao gồm phần làm ban đầu, còn vận hành lâu dài được tính riêng. Đến lúc đó, tổng chi phí đã cao hơn nhiều so với kỳ vọng.
Sai lầm thứ hai là không ghi rõ phạm vi công việc trong hợp đồng. Khi nghiệm thu, hai bên hiểu khác nhau về chữ “hoàn thành” là chuyện rất hay gặp. Hãy liệt kê cụ thể từng hạng mục đầu ra để tránh tranh cãi về sau.
Sai lầm thứ ba là phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp mà không có phương án dự phòng. Nếu đơn vị đó ngừng hoạt động hoặc tăng giá đột ngột, doanh nghiệp sẽ rất bị động. Hãy luôn giữ quyền truy cập và một bản sao dữ liệu trong tay mình.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp dưới 10 nhân sự có cần hợp đồng SLA không?
Có, nhưng không cần quá phức tạp. Chỉ cần ghi rõ thời gian phản hồi sự cố và cách liên hệ khi gặp vấn đề. Với doanh nghiệp nhỏ, một cam kết ngắn gọn nhưng rõ ràng đã đủ bảo vệ quyền lợi của bạn.
Nên tự quản trị dịch vụ số hay thuê ngoài toàn bộ?
Tùy mức độ quan trọng của từng dịch vụ. Những việc liên quan trực tiếp đến dữ liệu khách hàng và tiền bạc nên có người trong đội chịu trách nhiệm, còn phần kỹ thuật phức tạp có thể thuê ngoài. Nhiều doanh nghiệp chọn mô hình kết hợp và thấy hiệu quả nhất.
Làm sao biết một báo giá dịch vụ số có hợp lý không?
Hãy xin ít nhất ba báo giá cho cùng một phạm vi công việc, rồi so sánh từng hạng mục thay vì chỉ nhìn tổng tiền. Nếu một báo giá thấp bất thường, hãy hỏi kỹ xem nhà cung cấp có bỏ sót hạng mục nào không. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các giải pháp bảo mật website miễn phí đáng dùng để biết những hạng mục nào có thể tự làm mà không cần trả thêm phí.
Khi muốn đổi nhà cung cấp, cần chuẩn bị gì trước?
Trước hết, đảm bảo bạn có đủ dữ liệu, mã nguồn, tên miền và tài khoản quản trị đứng dưới tên doanh nghiệp. Sau đó đọc kỹ điều khoản chấm dứt hợp đồng và chi phí chuyển đổi. Chuẩn bị sớm sẽ giúp việc chuyển đổi bớt đau đầu. Nếu cần lộ trình rõ ràng cho việc số hóa tổng thể, bạn có thể xem thêm doanh nghiệp nhỏ nên số hóa từ phần mềm nào trước.