Chúng tôi từng làm việc với một chủ shop nhỏ chuyên phụ kiện điện thoại. Bạn ấy tính giá vốn theo cách rất đơn giản: lấy giá niêm yết trên Taobao, cộng thêm một khoản tiền ship ước chừng là xong. Đến cuối tháng đối soát, con số lãi thực tế lại mỏng hơn hẳn những gì bạn ấy đã hình dung.
Chuyện này chúng tôi gặp gần như mỗi tuần. Giá trên Taobao chỉ là phần nổi của tảng băng. Phần còn lại nằm bên dưới, gồm phí dịch vụ, cước vận chuyển và hàng loạt khoản nhỏ mà người mới hay bỏ qua. Nếu không gom đủ chúng vào một chỗ, bạn sẽ luôn có cảm giác mình đang lời nhiều hơn thực tế. Vì vậy, trước khi bàn về cách order hàng Taobao về bán, chúng tôi muốn bạn hiểu một điều trước: lợi nhuận chỉ có ý nghĩa khi bạn biết chính xác mình đã bỏ ra bao nhiêu.
Giá gốc trên Taobao chưa phải là giá vốn
Giá vốn là toàn bộ chi phí để một món hàng nằm sẵn trong kho của bạn và sẵn sàng bán ra. Đó là số tiền thật sự rời khỏi túi bạn, không phải con số hiển thị khi bạn đang lướt shop trên điện thoại.
Mỗi món hàng thường mang theo vài lớp chi phí khác nhau. Khi chỉ nhìn vào giá gốc, lợi nhuận luôn trông đẹp hơn thực tế. Bước đầu tiên là đổi cách nhìn: mọi thứ phát sinh từ lúc bạn bấm thanh toán đến lúc hàng về kho đều phải được tính vào. Nghe thì hiển nhiên, nhưng đây lại là chỗ hầu hết shop mới vấp ngã. Chúng tôi thường nhắc khách rằng nếu bảng tính chỉ có một cột giá tệ, gần như chắc chắn bạn đang thiếu một khoản nào đó.
Những khoản nào cấu thành giá vốn
Biết chính xác mình đang gom những khoản nào vào giá vốn sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn. Có bốn nhóm chính, và mỗi nhóm nên có một cột riêng trong bảng tính để sau này dễ rà soát lại.
Giá hàng, tỷ giá và phí dịch vụ order
Giá hàng là số nhân dân tệ người bán đưa ra. Muốn đổi sang tiền Việt, bạn nhân với tỷ giá tại thời điểm thanh toán. Tỷ giá có thể nhích lên xuống gần như từng tuần, nên đừng dùng một con số cố định mãi. Chúng tôi thường ghi rõ tỷ giá kèm ngày áp dụng ngay cạnh dòng hàng, để khi cần đối chiếu không phải lục lại trí nhớ.
Phí dịch vụ order là khoản bên trung gian thu để đặt hàng và kiểm tra hàng giúp bạn. Khoản này có thể tính theo phần trăm tiền hàng hoặc theo mức tối thiểu cho mỗi đơn. Hãy hỏi rõ cách tính trước khi chốt, vì hai cách này cho kết quả khác nhau rất nhiều khi bạn đặt đơn nhỏ. Một đơn 200 tệ với phí tối thiểu có thể đắt hơn hẳn một đơn 2.000 tệ tính theo phần trăm.
Cước quốc tế, cước nội địa và hao hụt
Cước quốc tế là tiền vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam, thường tính theo cân nặng hoặc theo khối. Cước nội địa là chặng từ kho trung gian bên Trung đến cửa khẩu hoặc cảng. Hai khoản này nghe nhỏ, nhưng cộng lại có khi chiếm vài phần trăm giá trị món hàng, nhất là với hàng nhẹ mà giá thấp.
Hao hụt là phần hàng bị vỡ, lỗi hoặc thất lạc trong quá trình đi đường. Chúng tôi thường trích một tỷ lệ nhỏ để cộng hao hụt vào giá vốn. Làm vậy, khi có chuyện xảy ra bạn không bị hụt vốn ngay trong đợt đầu tiên.
Dựng bảng tính giá vốn đơn giản
Bảng tính không cần phức tạp. Điều quan trọng là mỗi món hàng có một dòng riêng và các cột được điền đầy đủ, nhất quán. Chúng tôi từng thấy một shop dùng ba file khác nhau cho ba đợt nhập, kết quả là không ai biết lô nào thực sự có lãi. Gom về một bảng duy nhất đã giải quyết gần hết vấn đề.
Cột nhập liệu và công thức đơn giá về kho
Bạn nên có các cột: tên hàng, giá tệ, tỷ giá, phí order, cước quốc tế, cước nội địa, tỷ lệ hao hụt và đơn giá về kho. Cột cuối cùng là kết quả của các cột phía trước, nên hãy để công thức tự tính thay vì gõ tay. Làm vậy giảm rất nhiều lỗi nhập liệu, đặc biệt khi bạn có vài chục mẫu cùng lúc.
Khi đã có đơn giá về kho, bạn mới có căn cứ để đặt giá bán. Đừng bắt đầu từ giá Taobao rồi mới nghĩ đến chi phí, vì cách làm đó rất dễ khiến bạn bán ra với mức giá không đủ bù vốn.
Cập nhật khi tỷ giá thay đổi
Tỷ giá đổi thì giá vốn cũng đổi theo. Bạn nên cập nhật tỷ giá mỗi tuần một lần, hoặc ngay trước mỗi đợt nhập lớn. Ghi lại ngày cập nhật bên cạnh con số để biết mỗi lô được tính theo mức nào.
Chọn mặt hàng hợp lý để bán lại
Không phải món nào cũng phù hợp để order về bán. Có những món tính toán kỹ thì lời đều, nhưng cũng có món chỉ cần một lần vỡ là đủ xóa sạch lãi của cả lô. Chọn đúng hàng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều công sửa sai về sau.
Nhẹ, ít vỡ, dễ kiểm tra
Hàng nhẹ thì cước rẻ hơn, hàng ít vỡ thì hao hụt thấp. Với người mới, chúng tôi thường gợi ý bắt đầu từ phụ kiện nhỏ, túi vải hoặc đồ gia dụng nhẹ, vì những món này dễ kiểm đếm và dễ đóng gói. Khi đã quen tay, bạn có thể cân nhắc thêm các mặt hàng nặng hơn.
Cẩn thận với nhóm hay bị soi nhãn mác
Hàng thời trang, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng thường bị kiểm tra nhãn mác kỹ hơn. Nếu nhãn không đúng quy định, hàng có thể bị giữ lại khá lâu và làm đảo lộn kế hoạch bán. Với người mới, nên tránh các nhóm này cho đến khi đã nắm rõ quy trình, rồi mở rộng dần.
Quy trình order từ đầu đến cuối
Khi đã chọn được hàng, việc còn lại là đưa món hàng từ shop bên Trung về tay mình một cách trơn tru. Bạn có thể làm theo thứ tự dưới đây.
Bắt đầu bằng việc chọn shop có đánh giá tốt và lượng bán đều đặn, đừng chỉ nhìn vào mức giá rẻ nhất. Sau đó chốt mẫu, hỏi kỹ về màu sắc, kích cỡ và tình trạng hàng. Khi đã chắc chắn, gom các đơn lại để giảm cước rồi thanh toán cho bên trung gian. Nhớ lưu toàn bộ hóa đơn cùng đoạn chat xác nhận, vì đó là bằng chứng quan trọng nếu sau này có tranh chấp. Nếu muốn hình dung rõ từng bước, bạn có thể tham khảo quy trình order Taobao từ A đến Z để đối chiếu với cách làm của mình.
Nếu bạn đang cân nhắc nhiều nguồn hàng, nên đọc thêm hướng dẫn nhập hàng Alibaba trực tiếp về Việt Nam để so sánh chi phí và thời gian giữa các kênh trước khi quyết định lô đầu tiên. Mỗi kênh cộng chi phí theo một kiểu khác nhau, nên so sánh sớm sẽ tránh được nhiều bất ngờ. Với những shop đã có sẵn website bán hàng, việc hiểu rõ hạ tầng và cách vận hành cũng giúp quy trình nhập hàng gọn hơn; bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm kinh doanh online và chuyển đổi số cho shop để chuẩn bị nền tảng bán hàng bài bản hơn.
Quản lý kho và đồng bộ tồn
Khi số món nhập tăng lên, việc nhớ mọi thứ trong đầu sẽ không còn đủ. Bạn cần một cách theo dõi tồn kho rõ ràng và thống nhất, nếu không rất dễ bán trùng hoặc bán hết hàng mà vẫn nhận đơn.
Shop mới thường bắt đầu bằng bảng tính, vì nó miễn phí và đủ linh hoạt. Khi số đơn tăng và bạn bán trên nhiều kênh, hãy cân nhắc một phần mềm bán hàng nhỏ để tự đồng bộ tồn giữa các nơi. Điều quan trọng là chọn công cụ đủ đơn giản để bạn thật sự dùng hằng ngày, chứ không phải một hệ thống cầu kỳ rồi bỏ dở sau hai tuần.
Mỗi lô nên có một mã riêng. Nhờ vậy, khi một lô có hàng lỗi, bạn biết ngay lỗi nằm ở đợt nào và đến từ nguồn nào. Đây là thói quen nhỏ nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian đối soát về sau.
Định giá bán và tính điểm hòa vốn
Có giá vốn rồi, bạn mới đặt được giá bán hợp lý. Đừng quên phí sàn và chi phí quảng cáo nếu có, vì hai khoản này thường bị bỏ qua trong lần tính đầu tiên.
Hãy đặt biên lợi nhuận mục tiêu trước, rồi cộng phí sàn và chi phí phát sinh để ra giá bán. Nếu bán trên sàn thương mại điện tử, phần phí này có thể ăn đi một tỷ lệ đáng kể, nên biên lợi nhuận ban đầu cần đủ dày để chịu được những khoản đó.
Giả sử bạn nhập 50 chiếc túi vải, giá vốn về kho mỗi chiếc là 60.000 đồng. Bạn đặt giá bán 120.000 đồng, trừ phí sàn khoảng 10% còn lại 108.000 đồng, tức lãi gộp khoảng 48.000 đồng mỗi chiếc. Với lô này, bạn cần bán khoảng 25 đến 30 chiếc để hòa đủ vốn ban đầu, phần còn lại mới là lãi thật. Con số cụ thể sẽ khác nhau tùy mặt hàng và sàn, nhưng cách tính thì không đổi.
Sai lầm hay gặp ở lô nhập đầu tiên
Phần lớn shop mới đều vấp ở vài chỗ giống nhau. Biết trước sẽ giúp bạn tránh được phần lớn rủi ro.
Nhiều bạn muốn có thật nhiều mẫu để khách lựa chọn, nên nhập rải rác hàng chục mẫu với số lượng ít. Cách này làm tăng tổng cước và khiến hàng khó bán hết. Nên tập trung vào ít mẫu hơn nhưng bán đều. Các phí phát sinh như phí kiểm đếm hay đóng gói cũng hay bị quên, hãy ghi đủ vào bảng tính ngay từ đầu.
Hàng về kho mà không kiểm là rủi ro rất lớn. Hãy mở kiểm từng lô, chụp ảnh và quay video tình trạng hàng, để có bằng chứng khi cần đổi trả với bên bán.
Câu hỏi thường gặp
Cần bao nhiêu vốn để bắt đầu?
Không có con số cố định. Với người mới, nên bắt đầu bằng một lô nhỏ đủ để thử quy trình. Quan trọng là số vốn đó không ảnh hưởng đến sinh hoạt của bạn nếu lỡ lỗ.
Nên nhập lẻ hay nhập theo lô?
Nhập lẻ linh hoạt hơn nhưng cước cao và khó tối ưu giá vốn. Nhập theo lô giúp giá vốn thấp hơn nhưng cần nhiều vốn hơn. Chúng tôi thường khuyên bắt đầu lẻ để học, rồi chuyển sang lô khi đã nắm rõ nhu cầu khách hàng.
Hàng lỗi thì ai chịu chi phí?
Điều này tùy thỏa thuận giữa bạn với shop và bên trung gian. Nhiều nơi chỉ đền khi có bằng chứng rõ ràng và trong thời hạn nhất định. Vì vậy, hãy kiểm hàng sớm và lưu lại ảnh, video làm căn cứ.
Có cần đăng ký kinh doanh khi bán hàng nhập?
Theo quy định hiện hành, hoạt động bán hàng thường xuyên thường cần đăng ký kinh doanh và kê khai thuế. Bạn nên tham khảo cơ quan thuế địa phương để biết mức áp dụng đúng cho quy mô của mình, vì quy định có thể khác nhau tùy từng trường hợp.
Nếu bạn đang chuẩn bị lô nhập đầu tiên, hãy bắt đầu từ bảng tính giá vốn. Chỉ cần làm kỹ phần này, bạn sẽ thấy rõ mình có thể lời bao nhiêu trước khi bỏ tiền ra.