Chuyến đi hỏng vì thiếu kế hoạch chứ không vì thiếu tiền
Chuyến Ha Giang Loop motorbike tour 3 days 2 nights đầu tiên của chúng tôi suýt hỏng từ bến xe. Bảy người, một nhóm chat, gần ba trăm tin nhắn bàn bạc suốt hai tuần. Đến tối khởi hành, ba người cùng tưởng người kia đã đặt vé xe giường nằm.
Nhà xe chỉ còn bốn chỗ. Hai bạn phải đi chuyến muộn hơn gần hai tiếng, tới nơi thì cả đoàn đã nhận xe máy xong. Túi áo mưa mua chung thì bị bỏ quên trong cốp xe máy ở nhà một bạn.
Tiền không thiếu, sức cũng không thiếu. Thứ thiếu là một chỗ gom mọi đầu việc lại, việc nào cũng ghi rõ tên người nhận. Nhóm chat trôi quá nhanh, tin nhắn chốt vé bị lấp dưới vài chục tấm ảnh chế.
Lần đó cũng chẳng ai đọc kỹ cung đường trước khi đi. Cả vòng dài chừng 350 km, tùy đoạn rẽ nhánh. Đường đi qua Quản Bạ, Yên Minh, Đồng Văn rồi vòng về qua Mèo Vạc. Chưa hình dung được các chặng thì bạn nên xem thêm thông tin về cung đường trước.
Coi chuyến đi 3 ngày như một dự án nhỏ
Gọi một chuyến đi chơi là dự án nghe có vẻ quá tay. Có điều, nghề của chúng tôi là triển khai website và phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ. Dự án nào cũng mở đầu bằng bốn câu hỏi. Làm những gì, tốn bao nhiêu, dễ hỏng ở đâu và ai chịu trách nhiệm?
Sau lần suýt lỡ xe, chúng tôi đem đúng bốn câu đó áp vào chuyến thứ hai. Câu đầu giúp cả nhóm dám cắt bớt. Chúng tôi chốt ba ngày hai đêm, ngủ Đồng Văn và Du Già, bỏ Lũng Cú nếu trễ giờ. Ai muốn thêm điểm thì để dành cho chuyến sau.
Ngân sách chốt theo mức trần mỗi người, cộng thêm chừng mười phần trăm dự phòng. Khoản dư này dành cho chuyện không ai lường trước, như vá lốp hay ở thêm một đêm vì mưa.
Hai câu còn lại khó hơn, vì chúng đụng tới con người. Rủi ro phải có ai đó dám nói ra, dù nghe hơi xui trước chuyến đi. Còn việc giao chung cho cả nhóm thường là việc chẳng ai làm. Chuyến thứ hai, không thẻ nào trên bảng của chúng tôi ghi chữ “cả nhóm”.
Dựng bảng việc trên Trello hoặc Notion
Chuyến thứ hai, chúng tôi bỏ nhóm chat làm nơi chốt việc và chuyển sang một bảng Trello. Trello chia việc thành từng thẻ, mỗi thẻ nằm trong một cột, xong thì kéo sang cột khác. Notion làm được điều tương tự ở chế độ xem bảng, hợp với nhóm thích ghi chú dài.
Bảng của chúng tôi chỉ có bốn cột. Thứ tự cột đi theo vòng đời của một đầu việc.
- Cần đặt: vé xe giường nằm, phòng cho hai đêm, xe máy hoặc tour trọn gói.
- Đã đặt: thẻ chỉ được kéo vào đây khi đã có mã xác nhận hoặc ảnh chụp tin nhắn của chủ nhà.
- Cần mua: áo mưa bộ, găng tay, thuốc say xe, pin sạc dự phòng.
- Ngày đi: những việc chỉ làm được trên đường, như đổ đầy xăng trước đoạn đèo dài.
Mỗi thẻ gắn đúng một thành viên và một hạn chót. Trello có sẵn hai trường này, quá hạn là nhãn ngày tự chuyển đỏ, khỏi phải nhắc qua tin nhắn. Định đặt tour thì dán luôn đường dẫn trang MRBIU chính thức vào thẻ cho cả nhóm cùng xem.
Nhóm chúng tôi đặt thêm một luật nhỏ: chỉ người được gắn tên mới kéo thẻ đó. Người khác muốn nhắc thì bình luận ngay dưới thẻ. Nghe hơi cứng, nhưng nhờ vậy cột Đã đặt lúc nào cũng đáng tin.
Lịch trình Ha Giang Loop motorbike tour 3 days 2 nights theo từng mốc giờ
Bảng việc cho biết cần làm gì, còn lịch theo giờ cho biết lúc nào phải có mặt ở đâu. Chúng tôi dựng phần này bằng chế độ xem timeline của Notion. Mỗi chặng hiện thành một thanh ngang, dài đúng bằng thời gian chạy xe.
Ngày đầu, xe giường nằm từ Hà Nội thường tới Hà Giang lúc bốn, năm giờ sáng. Chúng tôi ghi mốc nhận xe máy lúc bảy giờ, ăn sáng xong mới lên dốc Bắc Sum. Đoàn qua Quản Bạ, Yên Minh rồi tới Đồng Văn trước năm giờ chiều.
Mốc giờ lên đèo nên tách riêng khỏi mốc giờ chạy đường bằng. Đường đèo quanh co, xe máy chở hai người thường chỉ đi chừng 25–30 km mỗi giờ. Cứ tính theo tốc độ đường bằng thì tối mịt vẫn chưa tới chỗ ngủ.
Ngày hai đáng giữ giờ nhất vì có đèo Mã Pí Lèng, dài chừng 20 km. Nhóm nào cũng dừng chụp ảnh lâu hơn dự tính, nên chúng tôi chừa hẳn một tiếng trống trên timeline. Buổi chiều đoàn xuống Mèo Vạc rồi về Du Già. Giờ nhận phòng đã nhắn cho chủ homestay từ hôm trước.
Ngày ba nhẹ hơn, chủ yếu chạy từ Du Già về lại Hà Giang. Chúng tôi đặt mốc trả xe trước ba giờ chiều để kịp chuyến xe tối về Hà Nội.
Quản lý rủi ro: thời tiết, sức khỏe, xe cộ
Chúng tôi giữ một nguyên tắc: gặp mưa lớn kéo dài thì lùi lịch, không cố đi. Mùa mưa trên cung này rơi vào khoảng tháng sáu đến tháng tám. Mưa lâu ngày khiến mái ta luy, tức vách đất bạt dọc đường, dễ sạt lở.
Đi mùa mưa, chuyến Ha Giang Loop motorbike tour 3 days 2 nights nên chừa sẵn một ngày trống. Hai ngày trước khi đi, người phụ trách thời tiết kiểm tra dự báo và tin cảnh báo sạt lở. Nếu dự báo mưa to nhiều ngày liền, cả nhóm dời sang ngày dự phòng, khỏi bàn cãi ở chân đèo.
Sức khỏe thì hỏi thẳng từ đầu: ai say xe, ai có bệnh nền. Người say xe nên uống thuốc trước chừng nửa tiếng và ngồi sau tay lái vững nhất đoàn. Đêm trên cao nguyên đá có thể lạnh hơn Hà Nội nhiều, nhất là từ tháng mười một trở đi.
Với xe máy, chúng tôi chụp ảnh xe lúc nhận, thử phanh và đèn ngay tại chỗ. Số của homestay và tiệm sửa xe dọc đường nên có sẵn trong máy từ trước. Không ít chủ homestay có danh thiếp mã QR, quét một lần là lưu xong số, khỏi gõ nhầm.
Tự lo từng khâu hay mua gói trọn
Đến đây, nhóm nào cũng phải chọn một trong hai hướng. Tự lo thì cột Cần đặt sẽ dày thẻ: xe khách, xe máy, hai đêm phòng, người dẫn đường. Mua gói trọn thì phần lớn số thẻ đó gộp lại còn một.
Chúng tôi so hai hướng theo những điểm các nhóm hay tranh luận. Không hướng nào đúng cho mọi nhóm.
| Điểm cần cân nhắc | Tự lo từng khâu | Mua gói trọn |
|---|---|---|
| Thời gian chuẩn bị | Vài buổi tối so giá, gọi điện xác nhận từng chỗ | Chốt ngày đi và số người là gần xong |
| Số thẻ trên bảng Trello | Hai mươi thẻ trở lên | Dưới mười thẻ, chủ yếu là đồ cần mua |
| Đổi lịch giữa đường | Dễ, muốn ở thêm đâu thì ở | Phải hỏi đơn vị tổ chức trước |
| Khi xe hỏng hay trời mưa lớn | Nhóm tự xoay xở, nên có người quen đường đi cùng | Thường đã có phương án xử lý sẵn |
Nhóm chưa từng chạy đèo, hoặc không có nhiều buổi tối rảnh, thì mua gói trọn đỡ mệt hơn hẳn. Hãy đặt lịch của một Ha Giang Loop tour 3 days 2 nights cạnh timeline nhóm tự dựng. Chỗ nào lệch nhiều thường là chỗ nhóm đang tính thiếu thời gian.
Nhóm thích tự do và có người từng đi thì tự lo vẫn đáng thử. Khi đó, hạn chót trong cột Cần đặt nên sớm hơn chừng một tuần.
Tài liệu chung cho cả nhóm
Đêm thứ hai ở Du Già, chủ homestay cần ảnh căn cước của cả đoàn để khai báo lưu trú. Chỗ đó sóng điện thoại chập chờn, không ai mở nổi thư mục Google Drive. May mà hôm trước mỗi người đã tải ảnh giấy tờ về máy.
Bảng chi phí chúng tôi để trên Google Sheets, chia quyền sửa cho cả nhóm từ ngày đầu. Mỗi dòng ghi ai trả, trả khoản gì, bao nhiêu tiền và chia cho những ai. Cuối chuyến, một hàm SUMIF, tức phép cộng có điều kiện, cho biết ngay ai đang nợ ai.
Google Sheets có chế độ ngoại tuyến, nhưng phải bật trong phần cài đặt Google Drive trước khi đi. Ảnh giấy tờ thì tải hẳn về máy, đừng chỉ để trên đám mây. Bằng lái, căn cước và xác nhận đặt phòng là ba thứ nên có bản offline.
Checklist đồ mang theo là phần nhiều nhóm lười viết nhất. Chúng tôi nhờ công cụ AI hỗ trợ viết tiếng Việt soạn bản nháp trong vài phút. Sau đó cả nhóm ngồi gạch bớt món thừa. Bản cuối dán vào Notion, ai cũng mở được trên điện thoại.
Họp rút kinh nghiệm sau chuyến đi
Về tới Hà Nội, ai cũng mệt và chẳng mấy ai muốn họp. Chúng tôi vẫn hẹn nhau một buổi trưa, chỉ ba mươi phút, mở lại đúng bảng Trello cũ. Trong nghề phần mềm, buổi này gọi là retrospective, tức buổi nhìn lại sau mỗi đợt làm việc.
Mỗi người ghi nhanh vào hai cột: cái được và cái nên đổi. Dưới đây là mấy dòng thật trên bảng của chúng tôi sau chuyến thứ hai.
- Được: không ai lỡ xe, vì thẻ vé chỉ vào cột Đã đặt khi có ảnh xác nhận.
- Được: bảng chi phí khớp tới từng nghìn đồng.
- Nên đổi: chừa hai tiếng cho Mã Pí Lèng, một tiếng vẫn thiếu.
- Nên đổi: găng tay mỏng quá, đêm Đồng Văn lạnh hơn dự báo.
- Nên đổi: thêm một người dự bị cầm lái cho chặng ngày ba.
Bảng Trello cũ được sao chép thành mẫu cho chuyến sau. Lần tới, nhóm chỉ việc đổi ngày và gán lại tên, phần lớn thẻ vẫn dùng được.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu lên kế hoạch trước chuyến đi bao lâu?
Chúng tôi thường dựng bảng cho Ha Giang Loop motorbike tour 3 days 2 nights trước chừng ba tuần. Tuần đầu chốt người đi và mức trần chi phí, tuần hai lo đặt chỗ, tuần cuối mua đồ. Mùa hoa tam giác mạch, tầm tháng mười và mười một, nên dựng sớm hơn một tuần vì phòng kín nhanh.
Bản miễn phí của Trello, Notion hay Google Sheets có đủ dùng không?
Đủ, với một chuyến ba ngày. Theo chính sách hiện tại, Trello miễn phí cho tối đa mười người cùng vào một không gian làm việc. Chúng tôi dùng Trello cho bảng việc, Notion cho timeline và Google Sheets cho tiền. Cả ba đều có ứng dụng điện thoại, nhóm chọn cái đa số đã quen tay là ổn.
Nhóm 5–6 người thì chia việc thế nào cho khỏi chồng chéo?
Chia theo mảng, mỗi mảng đúng một người. Một người lo xe và tour, một người lo phòng, một người giữ quỹ và bảng chi phí. Người thứ tư theo dõi thời tiết và túi thuốc, người thứ năm giữ giấy tờ bản offline. Ai nhận mảng nào thì tên người đó gắn vào mọi thẻ thuộc mảng ấy trên Trello.
Nhóm bạn còn phân vân giữa Trello, Notion hay Google Sheets? Cứ nhắn cho chúng tôi qua trang liên hệ, kèm số người đi và số ngày rảnh. Chúng tôi sẽ gửi lại một mẫu bảng việc vừa sức nhóm, có sẵn bốn cột như trong bài.