Kinh nghiệm kinh doanh online và chuyển đổi số là câu hỏi chúng tôi gặp nhiều nhất khi ngồi tư vấn cho chủ shop và doanh nghiệp nhỏ. Có người muốn biết nên bán trên sàn nào trước. Có người băn khoăn giữa việc tự làm website hay thuê ngoài. Cũng có người đã bán hàng nhiều năm nhưng vẫn chưa biết ứng dụng công nghệ vào đâu cho hiệu quả. Trong bài này, đội ngũ chúng tôi chia sẻ lại những gì đã thấy, đã thử sai và đã rút ra sau nhiều dự án tư vấn cho khách hàng nhỏ và vừa.
Vì sao chuyển đổi số không nên để sau
Nhiều chủ shop vẫn nghĩ chuyển đổi số chỉ dành cho tập đoàn lớn. Quan niệm này đã lỗi thời. Chúng tôi từng làm việc với một tiệm quần áo nhỏ chỉ bán tại một mặt bằng duy nhất. Khi lượng khách đến cửa hàng giảm mạnh, chủ tiệm mới vội vàng học cách bán online. Lúc đó, việc dựng gian hàng, chụp ảnh sản phẩm và chạy quảng cáo đều phải làm gấp trong vài tuần, nên chất lượng không đều.
Nếu tiệm đã có sẵn một gian hàng online, một fanpage được chăm sóc đều đặn, hoặc đơn giản là ghi nhận đơn hàng bằng phần mềm thay vì sổ tay, mọi việc sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều. Vì vậy, chúng tôi luôn khuyên khách hàng đừng đợi đến khi bắt buộc mới thay đổi. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, làm sớm và làm đều, rồi mở rộng dần theo thời gian.
Kinh nghiệm kinh doanh online và chuyển đổi số: nên bắt đầu từ đâu
Không có công thức chung cho mọi ngành hàng. Tuy vậy, đội ngũ chúng tôi nhận thấy một trình tự khá hiệu quả với phần lớn khách hàng nhỏ và vừa. Trình tự này bắt đầu từ việc chọn kênh chính, sau đó xây nền tảng vận hành, rồi mới tính đến việc mở rộng.
Chọn một kênh bán chính phù hợp với sản phẩm
Người mới thường muốn có mặt trên mọi kênh cùng lúc: sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, website riêng. Chúng tôi khuyên nên chọn một kênh chính trước. Nếu sản phẩm có giá dễ so sánh, sàn thương mại điện tử là lựa chọn hợp lý vì đã có sẵn lượng khách. Nếu sản phẩm cần tư vấn kỹ hoặc bạn muốn xây dựng thương hiệu riêng, một website chuyên nghiệp sẽ đem lại giá trị lâu dài hơn. Khi kênh chính đã ổn định, việc mở thêm kênh phụ sẽ dễ dàng hơn nhiều so với dàn trải ngay từ đầu.
Coi website là tài sản kinh doanh
Không ít chủ shop xem website là khoản chi bắt buộc phải có. Cách nghĩ này dẫn đến việc làm qua loa, ít đầu tư nội dung và hình ảnh. Chúng tôi thường nhắc khách hàng rằng website là một cửa hàng hoạt động suốt ngày đêm, không nghỉ lễ và không giới hạn số khách truy cập cùng lúc. Đầu tư đúng mức cho tốc độ tải trang, cách trình bày sản phẩm và quy trình đặt hàng chính là đầu tư trực tiếp vào doanh thu về sau.
Dùng công nghệ để giảm các việc lặp đi lặp lại
Khi số đơn tăng lên, việc quản lý bằng excel hay sổ tay nhanh chóng trở thành nút thắt. Chúng tôi từng hỗ trợ một khách hàng bán mỹ phẩm online, mỗi ngày nhận hơn một trăm đơn nhưng vẫn ghi chép thủ công. Nhân viên mất gần nửa ngày chỉ để đối chiếu đơn hàng, tồn kho và công nợ với khách sỉ. Sau khi chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng có đồng bộ tồn kho tự động, thời gian xử lý giảm xuống còn khoảng một giờ mỗi ngày.
Đây là phần chuyển đổi số chúng tôi thấy quan trọng nhưng hay bị bỏ qua: tự động hoá những việc lặp lại. Bạn không cần một hệ thống phức tạp ngay từ đầu. Một phần mềm quản lý đơn hàng cơ bản, một công cụ trả lời tin nhắn tự động hay quy trình đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán cũng đã giúp tiết kiệm nhiều giờ làm việc mỗi tuần. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc cách đưa AI vào hệ thống công nghệ đang dùng, hãy chọn đúng một quy trình tốn nhiều nhân lực nhất để thử trước, thay vì làm đồng loạt nhiều quy trình cùng lúc.
Ổn định nguồn hàng trước khi mở rộng quy mô
Một sai lầm khác là mải chạy quảng cáo mà quên mất nền tảng là nguồn hàng có đủ ổn định hay không. Chúng tôi từng gặp một bạn trẻ bán quần áo online, chạy quảng cáo rất tốt và đơn về đều. Tuy nhiên nguồn hàng lại phụ thuộc vào một xưởng gia công nhỏ, thường giao trễ và hay hết size. Tỷ lệ huỷ đơn và đánh giá xấu tăng nhanh, kéo theo việc gian hàng bị giảm hiển thị trên sàn.
Với những bạn mới bắt đầu và đang tìm nguồn hàng, bạn có thể tham khảo thêm cách tìm nguồn hàng quần áo để bán online. Nguyên tắc chung vẫn là chọn nguồn có khả năng cam kết số lượng, có phương án dự phòng khi thiếu hàng, và thử với đơn nhỏ trước khi nhập số lượng lớn.
Marketing có kế hoạch thay vì chạy quảng cáo theo cảm tính
Chuyển đổi số không chỉ nằm ở công cụ vận hành mà còn ở cách tiếp cận khách hàng. Chúng tôi thấy nhiều chủ shop nhỏ thấy đối thủ chạy gì thì làm theo, không đo lường hiệu quả rõ ràng. Cách làm này tốn tiền nhanh nhưng khó bền.
Một chiến lược marketing bài bản nên bắt đầu từ việc hiểu khách hàng mục tiêu, chọn đúng kênh họ đang sử dụng, rồi mới tính đến ngân sách quảng cáo. Nếu muốn có cái nhìn tổng thể hơn trước khi phân bổ ngân sách hàng tháng, bạn có thể đọc thêm bài xây dựng chiến lược marketing cho doanh nghiệp mà chúng tôi đã chia sẻ.
Những sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp mới chuyển đổi số
Sau nhiều dự án tư vấn, chúng tôi nhận ra khó khăn phần lớn không đến từ việc thiếu công cụ, mà đến từ cách tiếp cận sai ngay từ đầu. Dưới đây là một vài lỗi lặp lại mà bạn nên tránh:
- Đầu tư nhiều công cụ cùng lúc, khiến nhân sự không kịp học và không khai thác hết tính năng.
- Không có người chịu trách nhiệm chính, việc bị đẩy qua lại giữa các bộ phận.
- Kỳ vọng kết quả quá nhanh, trong khi nhân sự cần thời gian để thích nghi.
- Bỏ qua dữ liệu bán hàng cũ, vẫn ra quyết định theo cảm tính.
Chúng tôi từng thấy một doanh nghiệp trong cùng một tháng vừa mua phần mềm bán hàng, vừa mua phần mềm chăm sóc khách, vừa thuê đội chạy quảng cáo. Kết quả là không hệ thống nào được dùng đúng cách vì nhân sự quá tải. Bài học rút ra là làm từng bước và đo hiệu quả từng phần trước khi triển khai tiếp.
AI trong giai đoạn tiếp theo của chuyển đổi số
Vài năm gần đây, nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu quan tâm đến AI, từ chăm sóc khách hàng tự động đến gợi ý sản phẩm. Đây là xu hướng thực sự, không phải chiêu marketing. Tuy vậy, chúng tôi luôn nhắc khách hàng rằng AI chỉ phát huy tác dụng khi dữ liệu nền đã sạch và quy trình đã ổn định.
Có khách hàng từng muốn triển khai chatbot trả lời khách ngay trong tuần đầu mở shop, trong khi dữ liệu sản phẩm còn lộn xộn và chưa có bảng giá thống nhất. Chatbot trả lời sai liên tục, khiến khách mất niềm tin. Chúng tôi khuyên nên xây nền dữ liệu vững trước, rồi mới đưa AI vào tự động hoá quy trình.
Lời khuyên từ kinh nghiệm thực chiến
Kinh doanh online và chuyển đổi số không phải là cuộc đua công nghệ, mà là quá trình thay đổi cách vận hành để phục vụ khách hàng tốt hơn, nhanh hơn và bền hơn theo thời gian. Theo chúng tôi, bất kỳ chủ shop nào, dù quy mô nhỏ đến đâu, cũng có thể bắt đầu chuyển đổi số ngay hôm nay, miễn là chọn đúng thứ tự ưu tiên và không nóng vội.
Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi số cho cửa hàng hay doanh nghiệp của mình, hãy bắt đầu từ những việc nhỏ nhất: ghi nhận đơn hàng bằng phần mềm thay vì sổ tay, xây dựng một website đúng chuẩn, tìm nguồn hàng ổn định, rồi dần đưa công nghệ mới vào khi nền tảng đã vững. Đó cũng là cách đội ngũ chúng tôi đồng hành cùng nhiều khách hàng đi từ một cửa hàng nhỏ đến mô hình kinh doanh online vận hành trơn tru và có thể mở rộng lâu dài. Bạn cũng có thể đọc thêm bài chia sẻ về kinh nghiệm kinh doanh online và chuyển đổi số cho shop để có thêm góc nhìn thực tế.