Khi đơn nhập nội địa Trung Quốc nằm rải rác khắp nơi
Bạn đã bao giờ phải mở ba cuộc chat, hai file Excel và một ghi chú trên điện thoại chỉ để biết một đơn đã thanh toán hay chưa? Chúng tôi thường gặp tình huống này khi làm việc với các shop nhập hàng nội địa Trung Quốc. Đơn càng nhiều thì càng dễ nhầm lẫn.
Có một trường hợp chúng tôi nhớ mãi. Một chủ shop đặt hai lần cùng một mẫu áo khoác, cách nhau chưa đầy một tuần. Lần đầu hàng bị lỗi, lần sau thì chưa về kho. Không ai trong đội biết đơn nào đã trả tiền, nên họ chuyển khoản thêm một lần nữa. Chỉ vì thiếu một dòng ghi chép, họ phải chịu khoản chi phát sinh không đáng có.
Vì sao nên ghi lại mỗi đơn nhập như một bản ghi dữ liệu riêng? Bởi mỗi đơn là một khoản tiền, một lô hàng và một cam kết với khách. Khi ghi lại đúng, bạn tự tin hơn khi trả lời khách và khi tính lợi nhuận. Đây là việc nhỏ, nhưng nó quyết định shop vận hành êm hay luôn trong tình trạng rối.
Một đơn nhập hàng nội địa Trung Quốc cần có những thông tin gì
Nói đơn giản, đơn nhập là tập hợp thông tin để bạn biết mình đã mua gì, từ đâu, số lượng bao nhiêu và giá bao nhiêu. Thông thường bạn cần có mã đơn, link sản phẩm, số lượng và tỷ giá chốt tại thời điểm thanh toán.
Tỷ giá quan trọng hơn bạn nghĩ. Cùng một món hàng, tỷ giá chênh vài chục đồng cũng khiến giá vốn khác đi. Vì vậy hãy ghi tỷ giá ngay trên đơn, đừng nhớ mang máng.
Bạn cũng cần theo dõi hai loại mã vận đơn. Mã vận đơn nội địa là mã của đơn vị vận chuyển bên Trung Quốc, dùng để kiểm tra hàng đã về kho trung gian chưa. Mã vận đơn quốc tế là mã đi tiếp về Việt Nam. Thiếu một trong hai, bạn rất dễ mất dấu hàng giữa đường.
Thiết kế bảng theo dõi tối giản
Bảng theo dõi không cần đẹp, chỉ cần đủ rõ để đọc nhanh. Cột trạng thái nên đi theo từng chặng: đã đặt, về kho nội địa, đã xuất kho, đã nhận hàng. Mỗi chặng là một mốc bạn có thể kiểm tra được bằng mắt.
Đừng nhồi quá nhiều cột. Chúng tôi từng thấy một bảng có hơn ba mươi cột, và không ai dám điền đủ. Kết quả là nửa bảng luôn trống. Với shop nhỏ, khoảng tám đến mười hai cột là vừa đủ.
Tách bảng đơn, bảng sản phẩm và bảng nhà cung cấp
Chuẩn hóa dữ liệu thoạt nghe có vẻ kỹ thuật, nhưng nguyên tắc thực ra khá đơn giản: mỗi loại thông tin chỉ ghi ở một chỗ. Thông tin nhà cung cấp không nên lặp lại trên từng dòng đơn, vì khi cần sửa, bạn phải chỉnh ở nhiều nơi và rất dễ sót.
Bạn nên tách thành ba bảng. Bảng đơn ghi giao dịch, bảng sản phẩm ghi mẫu mã và giá gốc, bảng nhà cung cấp ghi thông tin liên hệ. Bảng đơn chỉ cần lưu mã tham chiếu tới hai bảng còn lại.
Đồng bộ với đơn vị trung gian nhập hàng nội địa
Nếu bạn nhập qua dịch vụ nhập hàng nội địa Trung Quốc, việc đầu tiên là đối chiếu danh sách đơn của mình với danh sách họ gửi. Chúng tôi khuyên làm việc này mỗi tuần một lần, đừng đợi đến khi có khiếu nại mới kiểm tra.
Quan trọng hơn là chốt một đầu mối cập nhật trạng thái. Nếu ba người cùng hỏi về một đơn và nhận ba câu trả lời khác nhau, bạn sẽ không biết tin nào đúng. Hãy chỉ định một người phụ trách, còn hai người kia chỉ xem.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm hướng dẫn nhập hàng Alibaba trực tiếp về Việt Nam để hiểu rõ hơn quy trình khi làm việc trực tiếp với nhà cung cấp.
Truy vấn và công thức tính giá vốn
Khi bảng đã gọn, bạn có thể lọc ra các đơn quá hạn chưa về kho hoặc tính tổng tiền còn chưa thanh toán. Hai việc này giúp bạn biết ngay tuần này cần liên hệ ai và chi trả khoản nào trước.
Tính giá vốn từng lô nên làm bằng công thức thay vì tính tay. Lấy tổng chi phí mua cộng phí vận chuyển, rồi chia cho số lượng thực nhận. Con số này cho bạn biết lô hàng thật sự lời hay lỗ. Nếu bán lẻ trên sàn, bạn có thể tham khảo cách tính giá vốn khi order hàng Taobao về bán để shop nhỏ không lỗ.
Phân quyền và sao lưu cho nhân viên
Ai được sửa, ai chỉ được xem? Nhân viên bán hàng nên chỉ có quyền xem, còn người nhập đơn mới được sửa. Như vậy, một lần gõ nhầm sẽ không làm hỏng cả bảng.
Về sao lưu, bạn chỉ cần lưu một bản mỗi tuần vào nơi khác, chẳng hạn ổ cứng rời hoặc thư mục đám mây riêng. Không cần hệ thống phức tạp, nhưng nhất định phải có.
Khi nào nên chuyển từ bảng tính sang phần mềm
Bảng tính rất hợp với shop còn nhỏ. Dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển là bạn mất nhiều giờ mỗi tuần chỉ để đối chiếu, hoặc hai người sửa cùng lúc khiến file bị lệch.
Khi chọn công cụ thay thế, hãy xem nó có lưu lịch sử thay đổi không, có phân quyền được không và có xuất dữ liệu ra được không. Nếu đang cân nhắc giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đọc thêm doanh nghiệp nhỏ nên chọn giải pháp phần mềm nào trước.
Những lỗi dữ liệu hay gặp ở shop nhập hàng
Lỗi phổ biến nhất là sai tỷ giá, thường do chốt theo con số cũ hoặc nhập tay nhầm chữ số. Lỗi thứ hai là trùng mã đơn, khiến một đơn bị tính hai lần. Cả hai đều dễ phát hiện nếu bạn có một quy tắc kiểm tra vào cuối tuần.
Một lỗi khác là không ghi lại thay đổi. Khi đơn bị hủy hoặc đổi số lượng, hãy để lại một dòng ghi chú cho mỗi lần thay đổi để sau này còn truy được.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ nên dùng bảng tính hay phần mềm?
Nếu mỗi tuần chỉ có vài chục đơn, bảng tính vẫn đủ dùng. Khi số đơn tăng và có nhiều người cùng chỉnh sửa, phần mềm sẽ giúp bạn ít sai sót hơn.
Nên theo dõi đơn nhập theo lô hay theo từng món?
Theo lô phù hợp khi bạn nhập cùng một đợt nhiều mẫu. Theo từng món phù hợp khi giá mỗi món chênh lệch nhiều. Nhiều shop kết hợp cả hai cách.
Có cần ghi lại tỷ giá cho mỗi đơn không?
Nên có. Tỷ giá thay đổi theo ngày, và nếu không ghi lại, bạn sẽ không giải thích được vì sao giá vốn của hai đơn giống nhau lại khác nhau.