Trả lời thẳng: Top 10 kinh nghiệm thực tế về dịch vụ số cho doanh nghiệp nhỏ khi bắt đầu chuyển đổi số
Đây là top 10 kinh nghiệm thực tế về dịch vụ số cho doanh nghiệp mà chúng tôi đúc kết sau khi tư vấn không ít doanh nghiệp nhỏ lần đầu chuyển đổi số, bởi phần lớn đều vấp một vài lỗi giống nhau ở giai đoạn đầu.
Mười kinh nghiệm dưới đây gồm: bắt đầu từ một phần mềm cốt lõi, đào tạo nhân viên song song, sao lưu dữ liệu cũ, chọn nhà cung cấp hỗ trợ tốt, đọc kỹ SLA, tích hợp phần mềm, đo hiệu quả bằng số liệu, dự phòng ngân sách, không bỏ qua bảo mật, và nâng cấp dần theo lộ trình.
Mỗi kinh nghiệm giúp bạn tránh một rủi ro cụ thể, tùy vào việc doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào của quá trình chuyển đổi số.
Đừng ôm đồm: chọn một phần mềm cốt lõi trước, thay vì làm đồng loạt
Nhiều doanh nghiệp nhỏ khi quyết định chuyển đổi số thường muốn thay mới toàn bộ hệ thống cùng lúc, từ bán hàng đến kế toán, kho vận.
Nói dễ hiểu, đây giống như học bơi mà nhảy thẳng xuống hồ sâu. Nên chọn phần mềm giải quyết vấn đề cấp thiết nhất trước, ví dụ quản lý bán hàng hoặc kế toán.
Cách này phù hợp nhất với doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu, chưa có kinh nghiệm quản lý nhiều hệ thống công nghệ cùng một lúc.
Điểm cần lưu ý là chỉ tập trung một phần mềm ban đầu có thể khiến tiến độ chuyển đổi tổng thể chậm hơn, nhưng đổi lại nhân viên làm quen dần, không bị choáng ngợp.
Đào tạo nhân viên song song với lúc triển khai, đừng đợi hệ thống chạy ổn định mới dạy
Một sai lầm hay gặp là chờ hệ thống mới hoạt động trơn tru rồi mới bắt đầu đào tạo nhân viên sử dụng.
Chúng tôi khuyên nên lên lịch đào tạo cụ thể ngay từ khi triển khai phần mềm, để nhân viên vừa học vừa quen dần với công cụ mới.
Cách làm này phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên cũ chưa quen thao tác công nghệ, cần thêm thời gian thích nghi từ từ.
Điều cần biết là đào tạo song song lúc triển khai đôi khi gây gián đoạn công việc tạm thời, nên cần cân đối lịch trình cho hợp lý, tránh dồn hết vào một buổi.
Một tình huống thực tế: mất dữ liệu khách hàng vì quên sao lưu trước khi chuyển hệ thống
Một khách hàng chúng tôi từng hỗ trợ chuyển từ sổ sách Excel sang phần mềm quản lý bán hàng, nhưng quên xuất lưu dữ liệu cũ trước khi bắt đầu nhập liệu mới.
Giữa chừng, file Excel gốc bị lỗi hỏng, mất luôn lịch sử đơn hàng của gần một năm kinh doanh trước đó.
Từ sự việc đó, chúng tôi luôn nhắc khách hàng xuất và lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng, đơn hàng từ hệ thống cũ trước khi tiến hành chuyển đổi bất kỳ phần mềm nào.
Đây là kinh nghiệm phù hợp với doanh nghiệp đang dùng hệ thống cũ hoặc sổ sách thủ công, cần số hóa lại dữ liệu lịch sử của mình.
Điểm cần cân nhắc là một số dữ liệu cũ không có định dạng chuẩn để nhập trực tiếp vào hệ thống mới, buộc phải xử lý thủ công thêm một bước trước khi import.
Chọn nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng, đừng chỉ nhìn giá
Trước khi ký hợp đồng dài hạn, nên hỏi rõ kênh hỗ trợ là gì, thời gian phản hồi cam kết bao lâu khi hệ thống gặp sự cố.
Kinh nghiệm này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp chưa có đội IT nội bộ, phải dựa hoàn toàn vào hỗ trợ từ phía nhà cung cấp dịch vụ.
Điều cần lưu ý là chính sách hỗ trợ tốt thường đi kèm chi phí dịch vụ cao hơn mặt bằng chung, nên cần cân đối giữa chất lượng hỗ trợ và ngân sách hiện có.
Đọc kỹ điều khoản SLA trước khi ký, đừng chỉ lướt qua cho có
SLA, nói dễ hiểu, là cam kết bằng văn bản về chất lượng dịch vụ, ví dụ hệ thống phải hoạt động ổn định bao nhiêu phần trăm thời gian trong tháng.
Nên kiểm tra rõ cam kết về thời gian uptime, và chính sách bồi thường khi dịch vụ bị gián đoạn ngoài dự kiến trong hợp đồng.
Đây là điều đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp dùng dịch vụ số ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hằng ngày, như phần mềm bán hàng hay website.
Giới hạn cần biết là điều khoản SLA đôi khi dùng thuật ngữ kỹ thuật khá phức tạp, nên nhờ người có chuyên môn đọc và giải thích rõ trước khi đặt bút ký.
Tích hợp các phần mềm với nhau, tránh để mỗi hệ thống chạy một mình một cõi
Nhiều doanh nghiệp nhỏ có sẵn vài phần mềm riêng lẻ, nhưng chúng không nói chuyện được với nhau, khiến nhân viên phải nhập liệu trùng lặp nhiều lần.
- Phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán không đồng bộ dữ liệu
- Nhân viên phải nhập tay đơn hàng vào hai hệ thống khác nhau
- Dễ sai lệch số liệu giữa các bộ phận vì không cùng một nguồn dữ liệu
Nên ưu tiên chọn phần mềm có khả năng kết nối với hệ thống bán hàng, kế toán đã có sẵn, để tránh tình trạng nhập liệu trùng lặp như vậy.
Có thể tham khảo thêm tích hợp phần mềm kế toán với bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ để hiểu rõ hơn cách kết nối hai hệ thống này với nhau.
Điều cần cân nhắc là không phải phần mềm nào cũng hỗ trợ tích hợp tốt, nên cần kiểm tra khả năng tương thích kỹ trước khi đầu tư thêm hệ thống mới.
Đo lường hiệu quả bằng số liệu cụ thể, đừng chỉ dựa vào cảm nhận chủ quan
Sau khi triển khai dịch vụ số, nên theo dõi các chỉ số như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi nhập liệu trước và sau khi dùng hệ thống mới.
Cách làm này giúp doanh nghiệp đánh giá đúng giá trị khoản đầu tư chuyển đổi số, thay vì chỉ cảm thấy mơ hồ là hình như có tốt hơn.
Điểm cần biết là một số hiệu quả, như cải thiện trải nghiệm khách hàng, khó đo lường trực tiếp bằng con số cụ thể ngay lập tức.
Đừng quên khoản ngân sách dự phòng cho những phát sinh kỹ thuật ngoài dự tính
Ngoài chi phí phần mềm ban đầu, nên dự trù thêm một khoản ngân sách riêng để xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình triển khai.
Kinh nghiệm này quan trọng với doanh nghiệp lần đầu chuyển đổi số, vì thường chưa có kinh nghiệm ước tính chi phí thực tế sẽ phát sinh thêm bao nhiêu.
Khó khăn thường gặp là mức ngân sách dự phòng cụ thể khó xác định chính xác trước, nên tham khảo kinh nghiệm từ đơn vị tư vấn hoặc doanh nghiệp đã từng triển khai trước đó.
Bảo mật dữ liệu khách hàng không phải khoản có thể cắt giảm để tiết kiệm chi phí
Khi số hóa dữ liệu khách hàng, cần đảm bảo phần mềm được chọn có cơ chế bảo mật cơ bản, đặc biệt với thông tin cá nhân và thanh toán.
Điều này áp dụng cho mọi doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu khách hàng trên hệ thống số, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.
Điều cần lưu ý là đầu tư bảo mật đầy đủ có thể phát sinh thêm chi phí, nhưng không nên cắt giảm vì rủi ro pháp lý và uy tín thương hiệu về sau là rất lớn.
Nếu cần thêm góc nhìn về hạ tầng lưu trữ dữ liệu, có thể xem qua hosting là gì và kinh nghiệm để chọn một hosting phù hợp trước khi quyết định nơi lưu trữ hệ thống mới.
Lên lộ trình nâng cấp dần, đừng cố làm hoàn thiện ngay từ đầu
Nên chia quá trình chuyển đổi số thành nhiều giai đoạn nhỏ, đánh giá và điều chỉnh sau mỗi giai đoạn thay vì làm một lần cho tất cả mọi thứ.
Cách này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế, cần triển khai từng bước để giảm bớt rủi ro và áp lực tài chính cùng lúc.
Đánh đổi cần biết là cách làm từng bước có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thiện toàn bộ hệ thống, so với việc triển khai đồng loạt ngay từ đầu.
Bạn có thể tham khảo thêm doanh nghiệp nhỏ nên số hóa từ phần mềm nào trước để có gợi ý cụ thể hơn cho lộ trình của mình.
Bảng tham khảo thứ tự ưu tiên khi doanh nghiệp nhỏ bắt đầu chuyển đổi số
- Giai đoạn đầu: Chọn một phần mềm cốt lõi và đào tạo nhân viên cơ bản. Tránh triển khai đồng loạt khiến nhân viên choáng ngợp, bỏ cuộc giữa chừng.
- Giai đoạn giữa: Tích hợp phần mềm, đo lường hiệu quả bằng số liệu thực tế. Đánh giá đúng giá trị đầu tư trước khi mở rộng thêm hệ thống khác.
- Giai đoạn mở rộng: Nâng cấp dần theo lộ trình, tăng cường bảo mật dữ liệu. Ưu tiên phát triển bền vững, tránh làm vội một lần rồi phát sinh lỗi.
Hai sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số lần đầu
Ngoài mười kinh nghiệm trên, chúng tôi còn thấy hai lỗi khác lặp lại khá thường xuyên ở các doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi số.
Thứ nhất là triển khai đồng loạt nhiều phần mềm cùng lúc, khiến nhân viên không kịp thích nghi, dẫn đến hiệu quả sử dụng thực tế rất thấp.
Thứ hai là bỏ qua việc đọc kỹ hợp đồng SLA, dẫn đến bị động khi dịch vụ gián đoạn mà không có cơ chế bồi thường rõ ràng đi kèm.
Tham khảo thêm một đơn vị công nghệ khác trong ngành cũng là cách hữu ích để đối chiếu thêm góc nhìn trước khi chọn hướng triển khai cho doanh nghiệp mình.
Trước khi bắt đầu chuyển đổi số, nên tìm hiểu kỹ dịch vụ số phù hợp quy mô thực tế
Doanh nghiệp nhỏ nên dành thời gian tìm hiểu kỹ về dịch vụ số phù hợp với quy mô và nguồn lực thực tế của mình, tránh triển khai vội vàng.
Làm vội thường dẫn đến lãng phí chi phí hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh ngay giữa quá trình chuyển đổi, khiến mọi việc rối hơn ban đầu.
Những điều chưa thể khẳng định chắc chắn, cần doanh nghiệp tự kiểm chứng thêm
Mức ngân sách dự phòng cụ thể và thời gian đào tạo nhân viên có thể khác nhau khá nhiều, tùy quy mô và mức độ phức tạp của từng doanh nghiệp.
Khả năng tích hợp giữa các phần mềm cũng có thể thay đổi theo từng phiên bản cập nhật, nên kiểm tra lại trước khi đầu tư thêm hệ thống mới.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số từ phần mềm nào trước tiên?
Nên chọn phần mềm giải quyết đúng vấn đề cấp thiết nhất hiện tại, thường là quản lý bán hàng hoặc kế toán, thay vì làm nhiều thứ cùng lúc.
Đào tạo nhân viên chuyển đổi số nên kéo dài bao lâu là hợp lý?
Tùy độ phức tạp của phần mềm, nhưng nên duy trì đào tạo và hỗ trợ ít nhất hai đến bốn tuần đầu, thay vì chỉ dạy một buổi rồi thôi.
Hợp đồng SLA cần chú ý điều khoản nào quan trọng nhất khi ký với nhà cung cấp?
Quan trọng nhất là cam kết thời gian uptime và chính sách bồi thường khi dịch vụ gián đoạn, vì đây ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành hằng ngày.
Làm sao đo lường hiệu quả thực tế sau khi triển khai dịch vụ số mới?
Theo dõi các chỉ số cụ thể như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi nhập liệu trước và sau khi dùng hệ thống, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.
Nếu phải chọn một điều đáng nhớ nhất trong top 10 kinh nghiệm thực tế về dịch vụ số cho doanh nghiệp nhỏ này, chúng tôi vẫn nghĩ là đừng vội làm tất cả cùng lúc. Chọn đúng một điểm đau lớn nhất để giải quyết trước, đo lường kết quả thật kỹ, rồi mới mở rộng dần sang các hệ thống khác sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số bền vững hơn nhiều so với việc cố gắng hoàn thiện mọi thứ ngay trong một đợt triển khai.