Rất nhiều chủ doanh nghiệp hiểu hướng dẫn thiết kế và quản trị website chỉ đơn giản là làm ra một trang web đẹp, còn chuyện vận hành sau đó thì để đó tính sau. Chúng tôi đã gặp không ít khách hàng rơi vào tình huống này. Họ bỏ ra một khoản tiền không nhỏ để có giao diện bắt mắt, chạy quảng cáo rầm rộ trong ngày ra mắt, rồi sau đó gần như quên bẵng website của mình. Đến khi khách phàn nàn trang load chậm, hoặc tệ hơn là trình duyệt cảnh báo “kết nối không an toàn”, họ mới cuống cuồng đi tìm người xử lý.
Trong bài này, chúng tôi muốn chia sẻ những điều mình rút ra được sau nhiều năm đồng hành cùng các chủ website, để bạn biết rõ nên làm gì sau khi trang web chính thức lên sóng.
Vì sao website hay bị “bỏ rơi” ngay sau ngày ra mắt
Tâm lý phổ biến là coi dự án đã hoàn thành khi website chạy được, giao diện đẹp, chức năng ổn định. Nhưng đó chỉ là điểm khởi đầu, chưa phải là đích đến.
Đội ngũ chúng tôi từng hỗ trợ một khách hàng kinh doanh mỹ phẩm online. Website ra mắt khá thuận lợi, đơn hàng về đều trong hai tháng đầu. Sang tháng thứ ba, doanh số bắt đầu tụt dần mà không ai hiểu vì sao. Sau khi kiểm tra, chúng tôi phát hiện tốc độ tải trang đã chậm gấp ba lần so với lúc mới khai trương. Nguyên nhân rất đơn giản: ảnh sản phẩm đăng liên tục nhưng không ai nén dung lượng, plugin cài thêm chồng chất mà chẳng ai gỡ bớt cái cũ.
Câu chuyện này lặp lại ở khá nhiều doanh nghiệp nhỏ mà chúng tôi từng làm việc cùng. Ngân sách và công sức thường dồn hết vào giai đoạn thiết kế, trong khi một website sống lâu dài lại phụ thuộc phần lớn vào cách nó được chăm sóc mỗi ngày sau đó.
Hướng dẫn thiết kế và quản trị website: những phần việc âm thầm nhưng quyết định
Có những công việc quản trị chẳng ai khen khi bạn làm tốt, nhưng lại là thứ đầu tiên bị phát hiện khi bạn lơ là. Chúng tôi liệt kê ra đây vài phần việc mà theo kinh nghiệm của mình, chủ website nên theo dõi đều đặn.
Chứng chỉ bảo mật – thứ dễ bị quên nhất
SSL thường được cài đặt một lần rồi không ai nhớ đến hạn sử dụng nữa. Nhiều website bị trình duyệt cảnh báo “không an toàn” chỉ vì chứng chỉ đã hết hạn mà chủ trang không hề hay biết. Hậu quả không chỉ là mất thiện cảm với khách truy cập, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thứ hạng tìm kiếm.
Chúng tôi luôn khuyên khách hàng nên định kỳ rà soát chứng chỉ bảo mật cho website của mình, thay vì đợi có sự cố mới lo xử lý. Nếu bạn còn phân vân chưa hiểu vì sao yếu tố này lại quan trọng đến vậy, có thể xem thêm bài chúng tôi từng phân tích khá kỹ về lý do SSL đóng vai trò then chốt với một website. Đây không phải là chi tiết kỹ thuật khô khan. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin của khách hàng khi họ nhập thông tin thanh toán trên trang của bạn.
Theo dõi tốc độ tải trang và tình trạng uptime
Website chạy ổn khi mới bàn giao không có nghĩa là nó sẽ mãi ổn định như vậy. Dữ liệu tăng dần theo thời gian, số đơn hàng, bài viết, hình ảnh cũng nhiều lên theo năm tháng. Nếu không ai theo dõi, tốc độ tải trang sẽ chậm lại một cách âm thầm, đến mức người dùng bỏ đi trước khi trang kịp hiển thị xong.
Chúng tôi hay khuyên khách hàng nên gắn thêm công cụ theo dõi uptime tự động, để nhận cảnh báo ngay khi website gặp sự cố sập trang. Phát hiện sớm trong vài phút hoàn toàn khác với việc để website “chết” cả buổi mà không ai hay. Lúc đó khách truy cập chỉ đơn giản là rời đi và không quay lại nữa.
Ngân sách duy trì website – khoản hay bị tính thiếu
Nhiều chủ doanh nghiệp khi lên kế hoạch tài chính chỉ tính chi phí thiết kế ban đầu. Họ quên mất rằng website còn cần một khoản ngân sách duy trì hàng năm. Khoản này gồm phí gia hạn tên miền, hosting, bảo trì bảo mật, sao lưu dữ liệu, và đôi khi cả chi phí nâng cấp giao diện khi công nghệ cũ trở nên lỗi thời.
Chúng tôi từng chứng kiến một trường hợp khá đáng tiếc. Một cửa hàng thời trang bỏ quên việc gia hạn hosting vì email nhắc nhở rơi vào thư mục spam. Website offline suốt gần một tuần, đúng dịp cao điểm bán hàng cuối năm. Thiệt hại doanh thu lớn hơn rất nhiều lần so với chi phí gia hạn ban đầu, một bài học đắt giá mà đến giờ khách hàng đó vẫn còn nhắc lại với chúng tôi.
Nếu bạn đang băn khoăn cách lên kế hoạch tài chính cho website, chúng tôi có một bài phân tích khá chi tiết về các khoản chi phí duy trì website nên dự trù trước, thay vì để bị động khi sự cố ập đến.
Nội dung đứng yên cũng là một kiểu bỏ quên
Có một sai lầm khác chúng tôi thấy khá phổ biến. Chủ website thường nghĩ chỉ cần đăng bài một lần là xong, không cần quay lại chỉnh sửa hay bổ sung thêm. Nhưng công cụ tìm kiếm lại đánh giá cao những website có nội dung được cập nhật thường xuyên, phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Một khách hàng của chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực giáo dục từng để nguyên bảng giá khóa học cũ suốt hai năm liền trên website, dù giá thực tế đã đổi nhiều lần. Kết quả là khách hàng gọi điện thắc mắc liên tục, gây mất thời gian cho cả hai bên và làm giảm uy tín thương hiệu. Chỉ cần rà soát lại nội dung định kỳ, dù mỗi tháng chỉ mất vài giờ, cũng đủ tránh được những tình huống khó xử như vậy.
Bên cạnh việc cập nhật thông tin cũ, chúng tôi cũng khuyến khích chủ website dành thời gian viết thêm bài mới liên quan đến ngành nghề của mình. Đây vừa là cách giữ chân khách cũ quay lại, vừa giúp công cụ tìm kiếm nhận ra website của bạn đang “sống” chứ không phải một trang tĩnh bị bỏ hoang giữa chừng.
Khi nào nên nhờ đơn vị chuyên trách đồng hành lâu dài
Không phải chủ doanh nghiệp nào cũng có đủ thời gian và kiến thức kỹ thuật để tự mình theo dõi hết những đầu việc kể trên. Điều đó hoàn toàn bình thường. Quản trị website vốn đòi hỏi chuyên môn riêng, cũng giống như việc bạn thuê kế toán thay vì tự làm sổ sách cho công ty.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, giải pháp hiệu quả nhất thường là tìm một đơn vị đồng hành ngay từ đầu, thay vì chỉ thuê thiết kế một lần rồi thôi. Nếu website của bạn có yêu cầu đặc thù về chức năng, quy trình bán hàng riêng hoặc tích hợp hệ thống nội bộ, việc chọn dịch vụ thiết kế website theo yêu cầu ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp việc bảo trì về sau đơn giản hơn nhiều. Đội kỹ thuật lúc đó đã nắm rõ cấu trúc hệ thống từ trong ra ngoài, không cần mất thời gian tìm hiểu lại từ đầu khi có sự cố.
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên thống nhất rõ phạm vi bảo trì với đơn vị cung cấp dịch vụ ngay từ hợp đồng ban đầu. Có gói chỉ bao gồm sửa lỗi phát sinh. Có gói bao gồm cả cập nhật bảo mật định kỳ và sao lưu dữ liệu tự động. Hiểu rõ mình đang trả tiền cho những gì sẽ giúp bạn tránh bất ngờ khi sự cố xảy ra, rồi mới phát hiện ra dịch vụ đang dùng không hề bao gồm phần đó.
Vài thói quen nhỏ giúp website khỏe mạnh lâu dài
Ngoài những việc lớn kể trên, chúng tôi muốn chia sẻ thêm vài thói quen nhỏ mà chính đội ngũ vẫn áp dụng khi quản trị website cho bản thân lẫn cho khách hàng.
- Đặt lịch nhắc gia hạn tên miền và hosting trước ít nhất một tháng, thay vì chỉ trông chờ vào email nhắc nhở tự động của nhà cung cấp.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ và lưu ở một nơi tách biệt với server chính, phòng trường hợp server gặp sự cố nghiêm trọng.
- Kiểm tra lại các liên kết trên website mỗi vài tháng một lần, vì liên kết hỏng vừa gây khó chịu cho người dùng vừa ảnh hưởng đến đánh giá của công cụ tìm kiếm.
- Theo dõi phản hồi thực tế của khách hàng về trải nghiệm sử dụng, vì đôi khi lỗi nhỏ trên di động chỉ được phát hiện qua phản ánh thật chứ không phải qua công cụ kiểm tra tự động.
- Xem lại tốc độ và giao diện trên vài dòng thiết bị phổ biến mỗi quý, vì màn hình và trình duyệt thay đổi liên tục theo thời gian.
Những việc này nghe có vẻ vụn vặt. Nhưng gộp lại, chúng chính là nền tảng giữ cho website vận hành trơn tru trong thời gian dài, thay vì chỉ đẹp trong vài tháng đầu rồi xuống cấp dần theo năm tháng.
Lời kết
Ra mắt website chỉ là bước khởi đầu của một hành trình dài hơn nhiều so với hầu hết mọi người vẫn nghĩ. Chúng tôi hiểu không phải ai cũng có thời gian tự tay theo dõi từng khía cạnh kỹ thuật. Nhưng ít nhất, việc nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp bạn chủ động hơn khi lên kế hoạch bảo trì, dù là tự làm hay thuê ngoài.
Nếu bạn đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu để chăm sóc website một cách bài bản, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và đưa ra lời khuyên phù hợp với tình hình thực tế của từng doanh nghiệp. Mỗi website đều có những đặc thù riêng, cần được nhìn nhận đúng mức trước khi áp dụng bất kỳ giải pháp nào.